Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten RHM, Y-tunnus 3567856-7 (palveluja markkinoidaan nimellä RHMotorsport) ("me") käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla rhmotorsport.fi, tarjouspyyntölomakkeella, sähköpostiviestinnässä ja sivuston analytiikassa. Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötieto on kaikki tieto, jonka avulla henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti. Käsittelemme tietoja vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä

RHM, Y-tunnus 3567856-7 (palveluja markkinoidaan nimellä RHMotorsport)
Tähteläntie 48, 10210 Inkoo
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 040 325 4972

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan, rekisteröityjen oikeuksiin ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä:[email protected]

Tarjouspyyntöihin ja asiakaspalveluun liittyvissä käytännön asioissa:[email protected] tai 040 325 4972

Mitä tietoja keräämme ja mistä

Tarjouspyyntölomake

Kun lähetät tarjouspyynnön verkkosivuston lomakkeella, keräämme seuraavat tiedot:

• valittu palvelu (ECU & vaihteisto, autosähkö tai autohuolto)
• ajoneuvon merkki, malli ja vuosimalli
• kuvaus pyydetystä työstä, vioista tai tavoitteesta
• mahdolliset lisätiedot muutoksista, osista tai käyttötarkoituksesta
• toivottu palvelupaikka (asiakkaan luona tai toimipisteessä) ja tarvittaessa osoite tai paikkakunta
• nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• valinnaisesti yrityksen nimi ja Y-tunnus
• valinnaiset liitetiedostot (kuvat tai videot, esimerkiksi vikakilvestä, ECU:sta tai autosta)

Tiedot saamme suoraan sinulta lomakkeen kautta. Lomakkeen lähetyksen yhteydessä palvelin voi tilapäisesti käsitellä myös IP-osoitettasi roskapostin ja väärinkäytösten estämiseksi (ks. kohta Palvelinlokit).

Sähköpostiviestintä

Lomakkeen lähetyksen jälkeen lähetämme sinulle vahvistusviestin ja välitämme pyynnön henkilökunnalle sähköpostitse. Sähköposteissa käsitellään samoja lomakkeella antamiasi tietoja sekä viestin lähetysaikaa. Jos vastaat meille sähköpostilla, käsittelemme myös vastauksessasi olevat tiedot.

Verkkosivuston analytiikka

Jos hyväksyt analytiikkaevästeet, sivuston käytöstä kerätään Microsoft Clarity -palvelun avulla teknisiä ja käyttäytymistietoja. Näitä tietoja ei yhdistetä tarjouspyyntölomakkeella annettuihin nimiin, sähköposteihin tai puhelinnumeroihin, emmekä lähetä lomaketietoja Claritylle.

Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään

• tarjouspyynnön vastaanotto, käsittely ja tarjouksen laatiminen
• yhteydenotto sinuun tarjousta, ajanvarausta tai työn etenemistä koskien
• palvelun toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen
• laskutus, sopimusasiakirjat ja kirjanpito lain edellyttämällä tavalla
• verkkosivuston toimivuuden, tietoturvan ja käytettävyyden kehittäminen
• väärinkäytösten, roskapostin ja automaattisten lähetysten estäminen

Emme myy henkilötietojasi eteenpäin markkinointitarkoituksiin.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla GDPR:n mukaisilla perusteilla:

• Sopimus tai sopimuksen valmistelu (artikla 6(1)(b)): kun lähetät tarjouspyynnön ja käsittelemme sitä tarjouksen tekemiseksi tai palvelun tuottamiseksi.
• Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)): sivuston turvallisuuden varmistaminen, väärinkäytösten estäminen sekä liiketoiminnan ja kirjanpidon hoitaminen.
• Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)): kirjanpito- ja verotusvelvoitteiden täyttäminen.
• Suostumus (artikla 6(1)(a)): Microsoft Clarity -analytiikka ja muut valinnaiset evästeet, joita ei ladata ilman suostumustasi evästeilmoituksessa tai evästeasetuksissa.

Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Emme luovuta henkilötietojasi kaupalliseen tarkoitukseen. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä seuraavien tahojen kautta:

• Sähköpostipalvelu (SMTP): lomakeviestit ja vahvistukset lähetetään sähköpostipalvelimen kautta. Viestit tallentuvat sähköpostijärjestelmään tarjouspyyntöjen käsittelyä varten.
• Palvelin- ja hostingpalvelu: verkkosivusto ja lomake-API toimivat palvelimella, joka käsittelee teknisiä yhteystietoja (kuten IP-osoitteen) yhteyden aikana.
• Microsoft Clarity: analytiikkapalvelu, jonka avulla kerätään sivuston käyttötietoja (ks. alla). Microsoft toimii käsittelijänä analytiikkatietojen osalta.
• Viranomaiset: vain lain tai viranomaismääräyksen edellyttämällä tavalla.

Käsittelijöiden kanssa noudatamme tietosuojaa koskevia sopimusvelvoitteita lain vaatimalla tavalla.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Microsoft Clarity -palvelun kautta käsiteltäviä tietoja voidaan siirtää tai käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Microsoft ilmoittaa käyttävänsä tietosuojaan liittyviä sopimuslausekkeita ja muita suojatoimia. Lisätietoja: Microsoftin tietosuojalauseke.

Tarjouspyyntöjen sähköpostikäsittely tapahtuu pääasiassa valitsemamme sähköposti- ja hostingpalvelun kautta. Pyydämme tarvittaessa lisätietoja siirroista ottamalla yhteyttä yllä olevaan tietosuojasähköpostiin.

Tietojen säilytysajat

• Tarjouspyynnöt ja asiakasviestintä: säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tarjouksen käsittelyyn, asiakassuhteen hoitoon ja mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn, tai kunnes pyydät poistoa ja poisto on lain mukaan mahdollista.
• Sopimus- ja kirjanpitotiedot: säilytetään kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan (yleensä vähintään 6 vuotta kirjanpitomateriaalista).
• Palvelinlokit ja roskapostisuojaus: IP-osoitteisiin liittyvät tilapäiset merkinnät säilyvät palvelimen muistissa enintään noin tunnin ajan väärinkäytösten estämiseksi, eivätkä ne muodosta pysyvää rekisteriä.
• Clarity-analytiikka: Microsoft määrittää analytiikkatietojen säilytysajan omien ehtojensa mukaisesti.

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

Evästeet ja Microsoft Clarity

Käytämme Microsoft Clarity -analytiikkaa verkkosivuston käytön ymmärtämiseen vain, jos hyväksyt analytiikkaevästeet sivuston evästeilmoituksessa tai evästeasetuksissa. Clarity voi asettaa evästeitä selaimeesi ja kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

• vieraillut sivut ja niillä vietetty aika
• klikkaukset, vieritys ja hiiren liikkeet (ei salasanoja tai lomakkeiden sisältöä)
• näytön koko, selain, käyttöjärjestelmä ja laitetyyppi
• viittaava osoite (mistä saavuit sivustolle)
• karkea maantieteellinen sijainti (esim. kaupunki tai alue IP-osoitteen perusteella)
• istuntotunniste analytiikan yhdistämiseksi saman käynnin aikana

Clarity voi tallentaa istuntojen tallenteita (session recordings) ja lämpökarttoja sivuston käytön analysointia varten. Emme käytä Claritya lomakkeiden kenttien sisällön tai salasanojen keräämiseen. Clarity ei saa tietoisesti lomakkeellasi antamiasi henkilötietoja, kuten nimeäsi tai sähköpostiosoitettasi.

Clarity otetaan käyttöön vain tuotantoympäristössä, vain suostumuksella ja ei sisäisillä työkalusivuilla (kuten sähköpostiallekirjoituksen rakentajassa). Analytiikkaa ei ladata sivuille, jotka on merkitty hakukoneiden indeksoinnista pois.

Palvelun tarjoaa Microsoft Corporation. Lisätietoja:

• Microsoft Clarityn käyttöehdot
• Microsoftin tietosuojalauseke
• Clarityn evästeluettelo

Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa sivuston alareunan evästeilmoituksesta tai footerin Evästeasetukset-linkistä. Voit myös rajoittaa evästeitä selaimesi asetuksista.

Sivusto voi käyttää myös välttämättömiä teknisiä tallennuksia palvelun toimivuuden varmistamiseksi (esimerkiksi lomakkeen lähetyksen rajoitus selaimen paikallisessa tallennustilassa roskapostin estämiseksi).

Palvelinlokit ja tietoturva

Verkkosivusto ja tarjouspyyntöjen API käsittelevät teknisiä lokitietoja palvelun toiminnan, virheiden ja tietoturvan varmistamiseksi. Lomakkeen lähetyksissä käytämme lähetystahtia rajoittavaa suojausmekanismia, joka voi perustua lähettäjän IP-osoitteeseen. Tietoja ei käytetä markkinointiin eikä niitä yhdistetä analytiikkaan.

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin, kuten salatulla yhteydellä (HTTPS), pääsyn rajoittamisella ja sähköpostiliikenteen suojauksella. Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön, mutta pyrimme minimoimaan tietoturvariskit.

Automatisoitu päätöksenteko

Emme tee tarjouspyyntöihin liittyviä automatisoituja päätöksiä eikä profilointia, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia rekisteröityyn.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, lain asettamin rajoituksin:

• Tarkastusoikeus: voit pyytää kopion sinusta keräämistämme tiedoista.
• Oikaisuoikeus: voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Poisto-oikeus: voit pyytää tietojesi poistamista, jos käsittelyyn ei ole enää perustetta.
• Käsittelyn rajoittaminen: voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
• Vastustamisoikeus: voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, kuten analytiikkaan, esittämällä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvän syyn.
• Siirrettävyys: kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, voit pyytää tietojasi koneluettavassa muodossa.
• Suostumuksen peruuttaminen: jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta aiemmin tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen [email protected]. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Voimme pyytää henkilöllisyytesi varmistamiseksi lisätietoja ennen pyynnön toteuttamista.

Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
tietosuoja.fi

Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun, lainsäädännön tai käytäntöjemme muuttuessa. Merkitsemme päivityspäivän selosteen alkuun. Suosittelemme tarkistamaan selosteen ajoittain.